Kogo dotyczy ustawa o sygnalistach?
Do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych są zobowiązane podmioty, które zatrudniają co najmniej 50 osób na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Dotyczy to osób świadczących pracę za wynagrodzeniem również na innej podstawie niż stosunek pracy, np. na podstawie umów cywilnoprawnych.
Elementy procedury zgłoszeń wewnętrznych
Procedura zgłoszeń wewnętrznych musi określać:
1. Osobę lub jednostkę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń.
2. Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistów.
3. Osobę lub jednostkę odpowiedzialną za działania następcze i komunikację z sygnalistą.
4. Tryb postępowania z anonimowymi zgłoszeniami.
5. Potwierdzenie sygnaliście przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni.
6. Obowiązek podjęcia działań następczych.
7. Termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej (maksymalnie 3 miesiące).
8. Informacje na temat zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organów publicznych.
Dodatkowo, procedura może zawierać informacje o regulacjach wewnętrznych, standardach etycznych oraz systemie zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Pracodawcy zobowiązani są do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych.
Jak wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych?
Pierwszym krokiem do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych jest konsultacja projektu procedury z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników. Konsultacje mogą trwać od 5 do 10 dni. Po przyjęciu procedura musi zostać ogłoszona pracownikom i wchodzi w życie po 7 dniach od dnia jej ogłoszenia.
Ochrona sygnalistów
Ustawa nakłada na pracodawców obowiązek zapewnienia poufności tożsamości sygnalistów oraz ich ochrony przed działaniami odwetowymi. Pracodawca musi zapewnić, by informacje zawarte w zgłoszeniach były niedostępne dla osób nieupoważnionych. W przypadku naruszenia poufności lub podejmowania działań odwetowych, ustawa przewiduje surowe sankcje, w tym kary grzywny oraz pozbawienia wolności.
Podsumowanie
Nowa ustawa o ochronie sygnalistów wprowadza istotne obowiązki dla pracodawców. Kluczowe jest, aby firmy przeprowadziły odpowiednie konsultacje, wprowadziły i ogłosiły procedury zgłoszeń wewnętrznych, a także zapewniły sygnalistom poufność i ochronę przed działaniami odwetowymi. Wdrożenie tych regulacji nie tylko spełni wymogi prawne, ale także przyczyni się do budowania zaufania i transparentności w organizacji.
